Souhlas ke zpracování osobních údajů dle GDPR

Podepsáním tohoto dokumentu souhlasíte se shromažďováním, uchováním a zpracováním osobních údajů pro zajištění zdárného chodu TS Ridenda, z.s., v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které nabývá účinnosti dne 25. května 2018.

TS Ridendo, z.s. bude zpracovávat údaje o členech v následujícím rozsahu a s odůvodněním uvedeném v Informačním memorandu ze dne 24.5.2018:

-          Evidenční list se záznamem data narození a bydliště evidovaného

-          Zdravotní posudek o způsobilosti tanečníka k výkonu tanečního sportu

-          Fotografie a videa z tréninků, soutěží a jiných akcí, kterých se tanečníci TS Ridendo účastní

-          Výsledky tanečníků

Správcem získaných osobních dat je TS Ridendo, z.s., se sídlem Resslova 257, Hlinsko,
IČ 22788801

Správce prohlašuje, že bude shromažďovat osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu a zpracovávat je pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny. Zaměstnanci správce nebo jiné fyzické osoby, které zpracovávají osobní údaje na základě smlouvy se správcem a další osoby jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích, a to i po skončení pracovního poměru nebo prací.

Právním základem zpracování je souhlas subjektu údajů.

Upozorňujeme Vás na existenci Vašeho práva požadovat od správce přístup k osobním údajům týkajícím se subjektu údajů, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů.

Upozorňujeme na existenci práva podat stížnost u dozorového úřadu – Úřadu na ochranu osobních údajů, Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Upozorňujeme Vás na existenci práva odvolat kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu můžete provést kdykoli mailem na adrese tsridendo@seznam.cz.

 

JMÉNO A PŘÍJMENÍ______________________________________________________________

ZÁKONNÝ ZÁSTUPCE_____________________________________________________________

V Hlinsku, dne_________

 

podpis





 

Metodika ke zpracování osobních údajů dle GDPR

Osobní údaje jsou shromažďovány, uchovány a zpracovávány pro zajištění zdárného chodu TS Ridenda, z.s., v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které nabývá účinnosti dne 25. května 2018.

TS Ridendo, z.s. bude zpracovávat údaje o členech v následujícím rozsahu a s odůvodněním uvedeném v Informačním memorandu ze dne 24.5.2018:

-          Evidenční list se záznamem data narození a bydliště evidovaného

-          Zdravotní posudek o způsobilosti tanečníka k výkonu tanečního sportu

-          Fotografie a videa z tréninků, soutěží a jiných akcí, kterých se tanečníci TS Ridendo účastní

-          Výsledky tanečníků

Správcem získaných osobních dat je TS Ridendo, z.s., se sídlem Resslova 257, Hlinsko, IČ 22788801

Správce prohlašuje, že bude shromažďovat osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu a zpracovávat je pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny. Zaměstnanci správce nebo jiné fyzické osoby, které zpracovávají osobní údaje na základě smlouvy se správcem a další osoby jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích, a to i po skončení pracovního poměru nebo prací.

Právním základem zpracování je souhlas subjektu údajů.

 

Evidenční listy:

Podoba: papírová

Důvod uchovávání: evidence tanečníků

Doba uchovávání:

Způsob likvidace: skartace

Místo uložení: TS Ridendo, z.s., Resslova 257, Hlinsko, 53901, zamykatelná skříň

Osoba zodpovědná za uchování dat: Richard Boguaj

Osoby s přístupem k těmto datům: Mgr. Lenka Douchová, Richard Boguaj, Ing. Tereza Šustrová, Martin Horák, Petra Dostálová, Nikola Kvapilová, Kateřina Havlová, Kateřina Čmelíková, Jaroslav Košťál, Edita Macková, Lucie Kameníková, Iveta Vondrová

 

 

Posudky o zdravotní způsobilosti nezletilých tanečníků k výkonu tanečního sportu:

Podoba: papírová

Důvod uchovávání: zajištění bezpečnosti evidovaných tanečníků na trénincích a tanečních soutěžích

Doba uchovávání: do doby vypršení platnosti posudku, obvykle 2 roky

Způsob likvidace: vrácení evidovanému členu nebo jeho zákonnému zástupci

Místo uložení: TS Ridendo, z.s., Resslova 257, Hlinsko, 53901, zamykatelná skříň

Osoba zodpovědná za uchování dat: Richard Boguaj

Osoby s přístupem k těmto datům: Mgr. Lenka Douchová, Richard Boguaj, Ing. Tereza Šustrová, Martin Horák, Petra Dostálová, Nikola Kvapilová, Kateřina Havlová, Kateřina Čmelíková, Jaroslav Košťál, Edita Macková, Lucie Kameníková, Iveta Vondrová

 

Seznamy evidovaných tanečníků TS Ridenda,z.s.:

Podoba: papírová a elektronická

Důvod uchovávání: zajištění bezpečnosti evidovaných tanečníků na trénincích a tanečních soutěžích, vedení docházky tanečníků

Doba uchovávání:

Způsob likvidace: skartace po vypršení archivace, u seznamů určených pro krátké použití (např. vytištěný seznam pro kontrolu počtu dětí na soutěž)i, se seznamy skartují ihned po ukončení jejich použití

Místo uložení: papírová podoba seznamů i elektronická podoba,  je uložena na externím disku evidovaným pod číslem XXX se nachází na adrese TS Ridendo, z.s., Resslova 257, Hlinsko, 53901 v zamykatelné skříni

Osoba zodpovědná za uchování dat: Richard Boguaj

Osoby s přístupem k těmto datům: Mgr. Lenka Douchová, Richard Boguaj, Ing. Tereza Šustrová, Martin Horák, Petra Dostálová, Nikola Kvapilová, Kateřina Havlová, Kateřina Čmelíková, Jaroslav Košťál, Edita Macková, Lucie Kameníková, Iveta Vondrová

 

Účetní doklady:

Podoba: papírová a elektronická

Důvod uchovávání: účetnictví

Doba uchovávání:

Způsob likvidace: skartace po vypršení archivace, výmaz z externího disku

Místo uložení: papírová podoba dokladů i elektronická podoba, je uložena na externím disku evidovaným pod číslem XXX se nachází na adrese TS Ridendo, z.s., Resslova 257, Hlinsko, 53901 v zamykatelné skříni

Osoba zodpovědná za uchování dat: Richard Boguaj

Osoby s přístupem k těmto datům: Richard Boguaj, Mgr. Lenka Douchová, Ing. Tereza Šustrová, Martin Horák všichni aktuálně zvolení členové Výboru mají možnost do dokumentace nahlížet

 

Doklady o pojištění a doklady o poskytnutí osobních údajů třetím osobám (členství v tanečních organizacích a svazech):

Podoba: papírová a elektronická

Důvod uchovávání: registrace evidovaných tanečníků do sportovních svazů a organizací, uzavírání pojištění, prezentace tanečního studia

Doba uchovávání:

Způsob likvidace: skartace po vypršení archivace, výmaz z externího disku

Místo uložení: papírová podoba dokladů i elektronická podoba, je uložena na externím disku evidovaným pod číslem XXX se nachází na adrese TS Ridendo, z.s., Resslova 257, Hlinsko, 53901 v zamykatelné skříni

Osoba zodpovědná za uchování dat: Richard Boguaj

Osoby s přístupem k těmto datům: Richard Boguaj

 

Doklady s osobními údaji absolventů tanečních soustředění:

Podoba: papírová a elektronická

Důvod uchovávání: pořádání tanečního soustředění, ohlašovací povinnost na KHS, uzavření pojištění účastníků, zajištění ubytování a stravování účastníků

Doba uchovávání:

Způsob likvidace: skartace po vypršení archivace, výmaz z externího disku

Místo uložení: papírová podoba dokladů i elektronická podoba, je uložena na externím disku evidovaným pod číslem XXX se nachází na adrese TS Ridendo, z.s., Resslova 257, Hlinsko, 53901 v zamykatelné skříni

Osoba zodpovědná za uchování dat: Richard Boguaj

Osoby s přístupem k těmto datům: Richard Boguaj, Mgr. Lenka Douchová, Ing. Tereza Šustrová

 

 

Ohlašovací lístky, omluvenky zástupců evidovaných tanečníků a doručená pošta:

Podoba: papírová a elektronická

Důvod uchovávání: evidence změn osobních údajů evidovaných tanečníků, pošta, omlouvání tanečníků ze soutěží a tanečních akcí, ohlašování změny vyzvedávání nezletilých tanečníků pověřenou osobou, ukončení evidence tanečníků

Doba uchovávání:

Způsob likvidace: skartace po vypršení archivace, výmaz z externího disku

Místo uložení: papírová podoba dokladů i elektronická podoba, je uložena na externím disku evidovaným pod číslem XXX se nachází na adrese TS Ridendo, z.s., Resslova 257, Hlinsko, 53901 v zamykatelné skříni

Osoba zodpovědná za uchování dat: Richard Boguaj

Osoby s přístupem k těmto datům: Richard Boguaj, Mgr. Lenka Douchová

 

Osobní údaje zaměstnanců a externích lektorů:

Podoba: papírová

Důvod uchovávání: evidence zaměstnanců, vyplácení odměn zaměstnancům a pracujícím na DPP a DPČ

Doba uchovávání:

Způsob likvidace:

Místo uložení: papírová podoba je uložena v uzamykatelné skříni na adrese TS Ridendo, z.s., Resslova 257, Hlinsko, 53901.

Osoba zodpovědná za uchování dat: Richard Boguaj

Osoby s přístupem k těmto datům: Richard Boguaj

 

Osobní údaje tanečníků přihlášených na námi pořádané akce a soutěže:

Podoba: elektronická

Důvod uchovávání: evidence zúčastněných tanečníků, kontrola věku ve věkových kategoriích soutěžních disciplín

Doba uchovávání:

Způsob likvidace:

Místo uložení: elektronická podoba je uložena na externím disku evidovaném pod číslem XX v uzamykatelné skříni na adrese TS Ridendo, z.s., Resslova 257, Hlinsko, 53901.

Osoba zodpovědná za uchování dat: Richard Boguaj

Osoby s přístupem k těmto datům: Richard Boguaj

 

 

S dokumentem byli seznámeni všichni členové výboru TS Ridendo, z.s.

K jeho aktualizaci bude docházet vždy při změně uvedených skutečností.

Richard Boguaj, předseda TS Ridendo, z.s.

V Hlinsku, dne 24.5.2018

 

 

Informační memorandum ke zpracování osobních údajů

Cílem tohoto dokumentu je shrnutí základních informací o zásadách zpracování osobních údajů, kterými se naše organizace řídí a které přijala za účelem zajištění souladu s nařízením parlamentu
a Rady EU 2016/679 (dále jen „GDPR“), které je na území ČR účinné od 25.5.2018 a to zejména
 s přihlédnutím k čl. 13 Nařízení a dále pak zákon č. 101/2000 Sb..

Naše organizace podnikla veškeré nezbytné kroky k posílení bezpečnosti a důvěrnosti zpracovávaných údajů a ke splnění všech předepsaných povinností dle Metodiky Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, s jehož detailním zněním se můžete seznámit kliknutím na odkaz http://www.msmt.cz/file/44592/ .

V souladu s GDPR zpracovává naše organizace osobní údaje dle těchto zásad: 

1. Zákonnost, korektnost a transparentnost – provádíme zpracování jen v případě, kdy k tomu existuje legitimní důvod (např. zákonná povinnost, plnění smlouvy, ochrana našich zájmů, ochrana zájmů třetích osob nebo udělený souhlas subjektu údajů).  

2. Účelové omezení – shromažďujeme osobní údaje jen pro konkrétní, výslovně vyjádřené a legitimní účely (viz výše). 

3. Minimalizace údajů – zpracování osobních údajů provádíme pouze v míře a rozsahu, který je nezbytný ve vztahu k danému účelu.

4. Přesnost – zpracováváme pouze aktuální osobní údaje, které odrážejí skutečný stav věci.

5. Omezení uložení – držíme osobní údaje po dobu ne delší, než je nezbytné a zákonné. 

6. Integrita, důvěrnost – zavedli jsme dostatečné technické a organizační opatření k ochraně osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, změnou nebo neoprávněnému poskytnutí nebo zpřístupnění přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů.

7. Odpovědnost – jsme kdykoli schopni doložit soulad dodržování zásad dle bodů 1. – 6.

 

Kontaktní údaje správce OÚ

 

Název organizace

TS Ridendo, z.s.

Adresa organizace

Resslova 257, Hlinsko, 539 01

IČO: 22758801

Zodpovědný vedoucí organizace

Richard Boguaj, předseda

Zástupce vedoucího

Ing. Tereza Šustrová

kontakty

tsridendo@seznam.cz, 723 691 713

 

Osobní údaje zpracováváme za účelem:

-          Evidence zapsaných členů

-          Evidence lektorů

-          Registrace tanečníků na taneční soutěže (předáváme osobní data třetím osobám – pořadatelům tanečních soutěží, se souhlasem o správě osobních dat)

-          Registrace tanečníků ve sportovních svazech

-          Evidence zdravotních posudků o způsobilosti nezletilých ke sportovním výkonům

-          Prezentace výsledků tanečního studia a jeho činnosti (výsledky, fotografie, videa)

-          na námi pořádaných soutěžích zpracováváme jména a data narození soutěžících,
pro identifikaci správného zařazení do věkových skupin soutěže, dále pak identifikační údaje klubů 

-          Pro účely dotačních řízení

 

Pro tyto účely od evidovaných členů, popřípadě zákonných zástupců a dalších zúčastněných tanečníků  potřebujeme výslovný, svobodný, konkrétní a informovaný souhlas.

Poskytnutí takového souhlasu je zcela dobrovolné a souhlas lze kdykoli odvolat či využít další práva, která jsou přesně v písemném souhlasu popsána. 

Organizace přijala nezbytná opatření k zajištění bezpečnosti zpracovávaných osobních údajů jak
v jejich fyzické, tak elektronické podobě. Mezi tato opatření patří zejména stanovení interních pravidel pro práci s danými informačními systémy, zajištění, aby tyto osoby měly přístup pouze
k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, pořizování elektronických záznamů, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány a zamezení neoprávněnému přístupu k datovým nosičům, zejména prostřednictvím nastavení hesel, přístupových práv, šifrování, vypracování dokumentace k přijatým technicko-organizačním opatřením, zvýšení bezpečnosti instalací zámků apod.

Všichni lektoři a osoby, které mají v rámci činnosti TS Ridendo, z.s. přístup k osobním údajům, jsou řádně proškoleni a jsou seznámeni s pravidly bezpečnosti a důvěrnosti při nakládání s osobními údaji. Zejména je ze strany organizace kladena vysoká priorita zabezpečení údajů o nezletilých osobách. 

Osobní údaje předáváme třetím osobám pouze v zákonem předepsaných případech (povinná hlášení orgánům státní správy, samosprávy, pojišťovny, orgány finanční správy apod.) nebo v nezbytném rozsahu vybraným dodavatelům, kteří pro nás zajišťují některé služby, jako například vedení účetnictví nebo správu informačních technologií (IT, matriky, systémy pro stravování apod.)
a svazům, kde jsme jako taneční klub registrováni a pořadatelům tanečních soutěží, kterých se TS Ridendo z.s. účastní a to jen v nezbytně nutném rozsahu. Se všemi takovými osobami máme jasně nastavené smluvní vztahy a všichni dodavatelé splňují nezbytná pravidla pro zpracování osobních údajů a parametrech vyžadovaných nařízením GDPR v rámci povinností zpracovatele dle požadavku čl. 28 Nařízení.  


Doba zpracování a uchovávání osobních údajů je stanovena zpravidla legislativními požadavky nebo
v případě souhlasů je po dobu členství s přesahem 10 let (fotky..) nebo do jeho odvolání.  

Předávání osobních údajů do zahraničí provádíme zcela výjimečně a o takovém předání jsou všechny dotčené subjekty údajů vždy informovány. Zpravidla se jedná o plánované výjezdy členů na soutěže, zájezdy apod. 

Spolek má zavedený systém hlášení případných bezpečnostních incidentů. V případě úniku jakýchkoli dat postupujeme v souladu s GDPR za účelem minimalizace možných škod provádíme příslušná hlášení Úřadu pro ochranu osobních údajů. 

Právo na přístup k Vašim osobním údajům nebo osobním údajům Vašich dětí:

 a) Máte právo požádat správce, aby Vám sdělil, zda zpracovává Vaše osobní údaje, nebo osobní údaje Vašeho dítěte.

b) Máte právo požádat správce o přístup ke zpracovávaným osobním údajům a o informace o zpracování těchto údajů.

c) Máte právo požádat správce o poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů. Pokud požádáte o přístup ke zpracovávaným osobním údajům, správce Vám umožní, abyste jednorázově nahlédli do dokumentace, ve které se zpracovávají osobní Vaše osobní údaje a osobní údaje Vašeho dítěte.  Pokud o to požádáte, správce Vás bude informovat o 

-          účelech zpracování, 

-          kategoriích zpracovávaných osobních údajů,

-          kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,

-          době, po kterou budou osobní údaje u správce uloženy, o právu požádat o opravu, výmaz, omezení zpracování osobních údajů, právu vznést námitku proti zpracování,

-          právu podat stížnost u dozorového úřadu.

-          Jak správce poskytne informace? V jaké formě? 

Správce poskytne informace

- písemně,

- ve vhodných případech v elektronické formě po prokázání identity,

 - ústně, pokud o to požádáte a bude prokázána Vaše totožnost, přičemž žádné údaje a informace nelze podat telefonicky. 

Pokud je to možné a nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, poskytne správce kopie zpracovávaných osobních údajů.

Za jakých podmínek je kopie poskytována?

-          Bezplatně se poskytuje první kopie nebo kopie poskytnutá po delším časovém úseku, po změně osobních údajů, po změně ve zpracování osobních údajů.

-          V ostatních případech se kopie poskytuje za poplatek.

-          Správce odpoví na Vaši žádost písemně do 1 měsíce s možností prodloužení o další 2 měsíce.

Právo na opravu chyby, ke které může dojít při zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte.

-          Máte právo požádat o opravu nepřesných údajů nebo o doplnění neúplných osobních údajů.

-          Správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti. Správce Vám odpoví písemně.

-          Správce Vám sdělí, zda a jak Vaše osobní údaje opravil nebo doplnil.

-          Právo na výmaz některých osobních údajů (právo „být zapomenut“). Obecně platí, že máte právo požádat správce o to, aby zlikvidoval některé Vaše osobní údaje a dále je neuchovával; jedná se o tzv. právo být zapomenut. V případě, kdy správce vykonává veřejnou moc (rozhoduje ve správním řízení) a plní své právní povinnosti, správce nevymaže osobní údaje, i když o to požádáte. Pokud však žádost o výmaz podáte, správce odpoví na Vaši žádost
do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2  měsíce) od přijetí Vaší žádosti, a to písemně. Sdělí Vám, proč nevyhověl Vaší žádosti o výmaz nebo jaké údaje v jakém rozsahu  vymazal.

-          Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. Pokud požádáte o omezení  zpracování osobních údajů a uvedete důvod Vaší žádosti, správce tyto osobní údaje označí. Označené osobní údaje správce ukládá, avšak jinak nesmí dále zpracovávat (až na některé výjimky).

Ve kterých případech máte právo, aby správce omezil  zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte?

a) Pokud podle Vašeho tvrzení Vaše osobní údaje nebo osobní údaje Vašeho dítěte nejsou přesné.

b) Pokud je zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte protiprávní. Vy však místo výmazu osobních údajů žádáte o omezení zpracování osobních údajů.

c) Pokud již správce osobní údaje nepotřebuje zpracovávat. Vy však požadujete, aby osobní údaje byly omezeny, protože je to nutné pro určení, výkon a obhajobu Vašich právních nároků.

d) Pokud správce zpracovává Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, na základě plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Vy vznesete námitku proti zpracování osobních údajů. Správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti. Správce Vám odpoví písemně. Správce Vám sdělí, zda a jak Vaše osobní údaje omezil.

 

Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte.

-          V souvislosti se správním řízením máte právo vznést námitku, protože správce vykonává veřejnou moc (rozhoduje ve správním řízení).  Jaká jsou Vaše práva v souvislosti s tím, že se pořizuje záznam kamerového systému? Pokud v souvislosti s přijímáním Vašeho dítěte vstupujete do budovy správce, u vstupu do budovy nebo v budově se pořizuje záznam kamerového systému. Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů v podobě záznamu kamerového systému. Jedná se např. o případ, kdy podle Vašeho názoru Vaše právo na ochranu soukromí převažuje nad oprávněným zájmem správce na ochranu majetku.

Jaké je Vaše právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů?

-          Pokud v rámci evidence Vašeho dítětě v TS Ridendo udělujete souhlas se zpracováním některých osobních údajů (email, telefonní číslo), pak máte právo kdykoli souhlas odvolat. Tím však není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů založená
na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. To znamená, že zpracování osobních údajů
do odvolání souhlasu je legální. Stejná pravidla platí pro odvolání souhlasů zejména
pro fotografování, zveřejnění fotografií, videa tanečníků apod.  

Vaše právo podat stížnost u dozorového úřadu.

-          Máte právo podat stížnost na naši organizaci, kterou budeme řešit v součinnosti s naším pověřencem pro ochranu osobních údajů nebo u dozorového úřadu, tj. Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. +420 234 665 111

 

 

V Hlinsku dne 24. 05. 2018                                                                                                                                                          Richard  Boguaj, předseda TS Ridendo, z.s.        

 
© 2018, www.ridendo.cz, mash | xhtml 1.0, css valid